Etkinlik, tören ve gala organizasyonu
Türkiye'de iki tarafın da memnun kalacağı bir tören veya gala: itibar ayrıntıdadır
İmza töreni, açılış, heyet yemeği veya tanıtım toplantısı bir akşam ya da yarım gün gibi görünür; arkasında ise mekân, bayrak ve protokol, oturma düzeni, menü, iki dilli sunuculuk, akış ve fotoğraf gibi onlarca kalem vardır. Yeni İpekyolu mekân, tedarikçiler ve Türk davetlilerle tüm iletişimi yürütür; Çinli misafirler de Türk konuklar da özenle ağırlandığını hisseder. Sağlık Bakanlığı'nın Çin-Türkiye etkinliğini organize ettik.
Tören ve ziyafetin arka planı: bayrak, menü ve akış tablosu
İmza masasındaki bayrak, isimlik ve metni kim teyit eder?
İmza törenlerinde en çok sorun çıkan yer, en basit görünen kısımlardır. İki ülke bayrağının yerleşimi, isimliklerdeki ad ve unvanlar, imzalanacak metnin nüsha sayısı ve dil sürümleri önceden iki tarafla teyit edilmelidir. Türk resmi ortamlarında bayrak kullanımına ilişkin genellikle belirli protokol teamülleri vardır; bunu mekâna bırakmak yerine Türk tarafın protokol görevlisiyle birlikte kontrol ederiz.
İmzalanacak metin tarafların hukuk birimi veya avukatlarınca son hâline getirilmelidir; biz Çince ve Türkçe metnin doğru tercümesini ve karşılaştırmalı kontrolünü yapar, iki sürümün tören öncesinde birebir uyumlu olmasını sağlarız. Tören günü imza kalemlerini, dosyaları ve yedek nüshaları hazırlar, imza ve metin değişim sırasını yönetecek protokol görevlisini ayarlarız. Fotoğraf anı ve açıları da fotoğrafçıyla önceden konuşulur.
Çinli misafir menüsü: sıcak su, pilav ve helal mutfak dengesi
Türkiye'deki ziyafet menüleri genellikle Türk ve Akdeniz mutfağı ağırlıklıdır; restoranların çoğunda domuz eti bulunmaz. Pek çok Çinli misafir sıcak su veya sıcak çay içmeye alışkındır; soğuk yiyecekler, buzlu içecekler ve çok şekerli tatlılar onlara yabancı gelebilir, uzun yolculuktan sonra pilav veya sıcak çorba tercih edilir. Restoranla konuşarak Türk mutfağının karakterini korurken Çinli misafirlere uygun tabaklar ekletir; vejetaryen, alerji ve dini beslenme ihtiyaçlarını ayrıca işaretleriz.
İçecek düzenine ayrıca dikkat etmek gerekir. Türk resmi kurumlarının ev sahipliğindeki etkinliklerde alkollü içecek sunulmayabilir; Çin tarafının alışık olduğu kadeh kaldırma bölümünün bu ortamlarda uyarlanması gerekir. Bunu ev sahibiyle önceden teyit eder ve akışı buna göre düzenleriz; örneğin meyve suyu veya çayla kadeh kaldırılır, sahada mahcubiyet yaşanmaz.
İki dilli sunuculuk her cümleyi iki kez söylemek değildir
Pek çok etkinlikte akış, sunucu metinlerinin ve konuşmaların iki kez tam olarak tekrarlanması yüzünden uzar. Daha iyi yöntem şudur: sunucu metni Çince ve Türkçe olarak dönüşümlü ve farklı vurgularla ilerler, ekranda iki dilli başlıklar görünür; ana konuşmalarda ardıl veya simultane tercüme kullanılır, diğer bölümler altyazı veya broşürle aktarılır. Böylece iki tarafa da saygı gösterilir ve süre kontrol altında kalır.
Her bölümün sorumlusunu, mikrofonu, ışığı, müziği ve sahneye çıkış sırasını gösteren dakika dakika bir akış tablosu hazırlar ve etkinlikten önce prova yaparız. Konuşma metinlerinin tercümanların hazırlanabilmesi için önceden gönderilmesi en iyisidir; son anda eklenen konuşmalar sık görülür, bu yüzden akışta genellikle tampon süre bırakılır.
Etkinlikten on gün önce kesinleşmesi gereken beş kalem
Mekân ve tarih, davetli listesi ve oturma düzeni, menü ve içecekler, akış ve konuşmacılar, fotoğraf-video ve basın düzeni: bu beş kalem ne kadar erken netleşirse o kadar iyidir. Türk davetlilerin katılım teyidi çoğu zaman geç gelir, oturma planı genellikle birkaç kez değişir; değiştirilebilir isimlikler hazırlar, kayıt masasındaki ekibi önemli konuklara önceden aşina ederiz.
Etkinlikten sonra fotoğraf ve videoları düzenler, iki tarafın kendi kanallarında yayımlayabileceği Çince-Türkçe basın bülteni hazırlanmasına destek oluruz. Basın paylaşımı ve görüntü kullanımı söz konusuysa konukların görüntülenmeye onay verip vermediği önceden teyit edilir.
İmza, gala, açılış veya buluşma düzenleyen ev sahipleri
İmza töreni düzenleyen Çinli ve Türk şirketler
Ortak girişim, iş birliği veya satın alma anlaşmalarının imzası resmi ve özenli bir tören ister. Mekânı, protokolü, metin kontrolünü ve basın düzenini üstleniriz. Metnin son hâlini tarafların hukukçuları belirler.
Kamu kurumlarının Çin-Türkiye etkinlikleri
Bakanlık, yerel yönetim veya kamu kurumlarının forum, buluşma veya anma etkinlikleri. Ev sahibinin protokol birimiyle birlikte çalışır, Çinli konukların ağırlanmasını koordine ederiz. Sağlık Bakanlığı'nın Çin-Türkiye etkinliğini organize ettik.
Heyetler için karşılama ve teşekkür yemekleri
Ziyaret sırasında Türk ortakları veya ev sahiplerini ağırlamak isteyen heyetler. Uygun restoranı önerir, menüyü ve oturma düzenini hazırlarız. Konuşmalar ve sohbet sırasında tercüman sağlanır.
Açılış, lansman ve tanıtım toplantıları
Türkiye'de açılış, ürün lansmanı veya yatırım tanıtımı yapan Çin sermayeli şirketler. Mekân, kurulum, sunucu ve davetli koordinasyonunu üstleniriz. İki dilli tanıtım materyalleri birlikte hazırlanabilir.
Mekândan basın bültenine altı kalem bizde
Mekân seçimi ve kurulum
Etkinliğin ölçeği ve niteliğine göre otel salonu, kongre merkezi veya özel mekân öneririz. Sahne, fon panosu, ses ve ışığı koordine ederiz. Kurulum ve söküm saatlerini mekânla netleştiririz.
Bayrak ve protokol düzeni
Bayraklar, konuşma sırası ve konuk karşılama protokol teamüllerine göre iki tarafla teyit edilir. İmza masası, isimlikler ve dosyalar hazırlanır. Sahada yönlendirme yapacak protokol görevlisi ayarlanır.
Oturma düzeni ve davetli yönetimi
Çince-Türkçe oturma planı ve isimlikler hazırlanır. Türk davetlilerin katılım teyidi takip edilir. Kayıt masası önemli konukları tanır, oturma düzenini anında güncelleyebilir.
Menü ve beslenme ihtiyaçları
Türk mutfağını ve Çinli misafirlerin damak tadını birlikte gözeten bir menü hazırlanır. Vejetaryen, alerji ve dini beslenme ihtiyaçları işaretlenir. İçecek düzeninin ev sahibinin kurallarına uygunluğu önceden teyit edilir.
İki dilli sunucu ve tercüman
Çince-Türkçe sunucu ayarlanır, sunum metni hazırlanır. Ana konuşmalara ardıl veya simultane tercüme eşlik eder. Dakika dakika akış tablosu hazırlanır ve prova yapılır.
Fotoğraf, video ve basın bülteni
Fotoğraf ve video çekimi ayarlanır, kritik anlar önceden belirlenir. Etkinlik sonrası görüntüler düzenlenir. Çince-Türkçe basın bülteni hazırlanmasına destek verilir.
Hizmet özeti ve gerekenler
| Etkinlik türleri | İmza · gala · açılış · tanıtım |
|---|---|
| Sunucu ve tercüme | Çince ⇄ Türkçe / İngilizce |
| Hizmet şekli | Uçtan uca veya tek kalem |
| Hizmet dili | Çince · Türkçe · İngilizce |
| Hizmet şehirleri | Ağırlıklı İstanbul; Ankara, İzmir ve diğer şehirler |
Kesin fiyat ve süre belge ve proje kapsamına göre belirlenir; 2 saat içinde net teklif sunarız.
Sizden istenenler
- Etkinliğin niteliği, tarihi, şehri ve tahmini katılımcı sayısı
- İki taraftaki önemli konukların listesi ve unvanları
- Konuşmacılar, imza metni (varsa) ve istenen akış
- Yemek kısıtları, içecek tercihi ve basın ihtiyacı
Fikir, hazırlık, prova, uygulama ve değerlendirme
- 1
Etkinlik fikri
Etkinliğin niteliği, ölçeği, tarihi ve beklenen etkisi konuşulur. İki taraftan ev sahibi ve katılımcı kurumlar netleşir. Mekân türü ve akış çerçevesi ön olarak belirlenir.
- 2
Plan ve bütçe
Mekân, menü, akış ve ekip planı sunulur. Maliyet kalemleri onayınız için listelenir. Onaydan sonra rezervasyon ve davetler başlar.
- 3
Hazırlık ve prova
Davetli teyitleri takip edilir; oturma planı, isimlikler ve iki dilli materyaller hazırlanır. Tedarikçilerle her kalem kontrol edilir. Etkinlik öncesi prova yapılır.
- 4
Etkinlik günü
Saha ekibi akış tablosunu uygular, protokol görevlileri konukları yönlendirir. Tercüme ve sunuculuk plana göre ilerler. Son dakika değişikliklerini saha koordinatörü yönetir.
- 5
Etkinlik sonrası
Fotoğraf, video ve basın bülteni teslim edilir. Teşekkür yazılarının gönderilmesine destek olunur. Bir sonraki etkinlik için kısa bir değerlendirme hazırlanır.
Sık sorulan sorular
Etkinliğe ne kadar önceden hazırlanmalıyız?
Ölçeğe ve mekâna bağlıdır. Popüler otel salonları yoğun dönemde genellikle erken rezervasyon ister; resmi konukların katılacağı etkinliklerde davet ve protokol teyidi de zaman alır. Küçük bir yemek için hazırlık süresi daha kısa olabilir.
Türkiye'de ziyafet için Çin restoranı bulunabilir mi?
İstanbul ve Ankara'da Çin restoranları vardır, ancak resmi bir ziyafeti karşılayabilecek olanların sayısı sınırlıdır. Çoğu zaman daha iyi seçenek otelde veya bir Türk restoranında yemek düzenleyip menüye Çinli misafirlere uygun tabaklar eklemektir. Kişi sayısı ve ortama göre öneri veririz.
İmza metnini siz hazırlayabilir misiniz?
Metnin hukuki içeriği tarafların hukukçuları veya Türkiye'de lisanslı bir avukat tarafından hazırlanmalı ve onaylanmalıdır. Biz Çince ve Türkçe metnin tercümesini ve karşılaştırmalı kontrolünü yapar, iki sürümün uyumunu sağlarız. Törendeki nüsha hazırlığı ve imza akışını biz düzenleriz.
Sunucunun iki dilli olması şart mı?
Şart değil. Bir Çince ve bir Türkçe sunucu birlikte çalışabilir ya da tek bir iki dilli sunucu tercih edilebilir. Önemli olan metnin önceden tasarlanması, tam tekrarlardan kaçınılması ve sürenin kontrol altında tutulmasıdır.
Türk davetliler son anda gelmezse veya fazladan kişi gelirse ne olur?
Bu Türkiye'deki etkinliklerde oldukça yaygındır. Değiştirilebilir isimlikler ve birkaç yedek koltuk hazırlar, restoranla kişi sayısı değişikliği için son saati netleştiririz. Kayıt masası oturma düzenini anında günceller.
Resmi etkinlikte kadeh kaldırılabilir mi?
Ev sahibine bağlıdır. Türk kamu kurumlarının düzenlediği etkinliklerde alkol sunulmayabilir; bu durumda çay veya meyve suyuyla kadeh kaldırılabilir. Şirketlerin düzenlediği yemeklerde daha esnek davranılabilir. Bunu ev sahibiyle önceden teyit ederiz.
Etkinlik fotoğraflarını doğrudan WeChat hesabımızda veya basında paylaşabilir miyiz?
Yayımlamadan önce özellikle Türk resmi görevliler başta olmak üzere önemli konukların görüntülenmeye onay verdiğini teyit etmenizi öneririz. Türkiye'de kişisel veriler ve görüntü kullanımına ilişkin mevzuat (KVKK) bulunur; kesin değerlendirme için hukuki görüş alın. Davet aşamasında konuklara etkinliğin çekilip paylaşılacağını bildirebiliriz.
Bütçe nasıl hesaplanır?
Maliyet mekân, yemek, kurulum, ekipman, sunucu-tercüman ve fotoğraf gibi kalemlerden oluşur; ölçeğe ve mekâna göre büyük farklılık gösterir. Plan aşamasında kalemleri tek tek listeler, onayınızdan sonra rezervasyon yaparız. Mekân ve yemek ücretleri genellikle tedarikçinin teklifine göre belirlenir.
Bunlara da ihtiyacınız olabilir
Türkiye'deki ihtiyacınızı anlatın
Çince danışmanımız ücretsiz değerlendirip net fiyat ve süre bildirir.
